Urząd Gminy Rząśnik Biuletyn Informacji Publicznej

Złoczew, dnia 12.04.2006 r. Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Łodzi OG.I.0911/1/06 W dniu 30 marca br. do Urzędu Miejskiego w Złoczewie wpłynęło wystąpienie pokontrolne z dnia 29 marca 2006 roku Nr S/05/11 L L-411-01-01/06. W związku ze stwierdzonymi w czasie kontroli nieprawidłowościami, zgodnie z art.62 ust.1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli, informuję o sposobie wykorzystania uwag oraz działaniach podjętych w celu wykonania wniosków. 1. Uchwałą Nr XXXVIII/259/06 Rady Miejskiej w Złoczewie z dnia 1 lutego br. w sprawie zmiany Statutu Gminy Złoczew zmienione zostało brzmienie załącznika Nr 4 do Statutu poprzez dodanie punktu 8 o treści: „8 Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół w Złoczewie". 2 . W związku z uchybieniami w funkcjonowaniu wewnętrznego obiegu dokumentów, brakiem ewidencji zawartych umów i aneksów oraz stwierdzonymi faktami przyjmowania pism wpływających bezpośrednio na stanowiskach pracy, pracownicy zostali zobowiązani do bezwzględnego przestrzegania przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych oraz aktualnie obowiązujących przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową w Urzędzie Miejskim w Złoczewie. Skarbnik Miasta prowadzi rejestr umów i aneksów oraz kontroluje prawidłowość ich oznaczania. 3. Ze względu na nieprawidłowości w ewidencjonowaniu zarządzeń Burmistrza, Sekretarz Miasta poinformowała pracowników o sposobie przygotowania projektów zarządzeń, ich podpisywania i przekazywania do zaewidencjonowania. 4. Ponieważ w trakcie kontroli stwierdzono nieprawidłowości w zakresie planowania, przygotowania i realizacji inwestycji pracownicy odpowiedzialni za realizację tych zadań zostali zobowiązani do stosowania zasad ich wprowadzania do planu inwestycyjnego, przygotowania dokumentacji, prowadzenia procedur udzielania zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami, a w szczególności prawo zamówień publicznych oraz rzetelnego dozorowania realizacji inwestycji, Skarbnika Miasta zobowiązano do przeprowadzania wnikliwych kontroli prawidłowości zatwierdzania faktur pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym. Pracownicy odpowiedzialni merytorycznie zostali zobowiązani do szczegółowej kontroli zgodności treści faktur z zapisami umów oraz zakresem faktycznie zrealizowanych usług bądź zakupów. 5. Pracownika ds. kadrowych zobowiązano do zachowania szczególnej staranności przy prowadzeniu spraw kadrowych pracowników, a w szczególności akt osobowych. 6. Skarbnik Miasta została zobowiązana do należytego, zgodnego z przeznaczeniem klasyfikowania otrzymanych dotacji. 7. Stwierdzone w czasie kontroli nieprawidłowości w zakresie realizowania i rozliczania dowozu uczniów do szkół na terenie Gminy Złoczew spowodowały decyzję o przeprowadzeniu w miesiącu maju przetargu na wykonanie tych usług. W specyfikacji zostanie określona trasa dowozu oraz kilometraż. 8. W trakcie trwania kontroli wystąpiłem do Urzędu Skarbowego w Sieradzu z wnioskiem zajęcia stanowiska w sprawie naliczania podatku VAT od usług świadczonych przez Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Złoczewie na rzecz Urzędu Miejskiego. W dniu 21 marca br. do Urzędu Miejskiego w Złoczewie wpłynęła odmowa udzielenia pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu stosowania prawa podatkowego. Ponieważ nasze zapytanie dotyczyło działalności Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Złoczewie Urząd Skarbowy w Sieradzu uznał, że nie jesteśmy stroną w tej sprawie. Wobec powyższego zobowiązałem Kierownika Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Złoczewie do wystąpienia w tej sprawie do Urzędu Skarbowego w Sieradzu. 9. W związku z nieprawidłowościami w realizacji inwestycji pn. „Budowa pasażu pieszego wraz z budynkiem socjalno-gospodarczym" podjąłem działania w celu uporządkowania i zakończenia tego zadania. - wykonana została inwentaryzacja obiektu wraz z orzeczeniem technicznym - zawarta została umowa z Zakładem Wodociągów i Kanalizacji na dostawę wody oraz odprowadzanie ścieków z budynku socjalno-gospodarczego - podpisany został protokół z zakończenia tej części zadania. W/w dokumenty zostały przekazane Powiatowemu Inspektorowi Nadzoru Budowlanego w Sieradzu. 10. W celu zapewnienia należytego zabezpieczenia interesów Gminy w zawieranych umowach pracownicy przygotowujący projekty umów zostali zobowiązani do ich przedkładania radcy prawnemu, celem uzyskania opinii. Ponadto nałożony został na nich obowiązek szczegółowego określania zakresu prac oraz warunków ich wykonania w celu zapewnienia należytej realizacji zadań oraz skutecznej ich kontroli. Działania podjęte w zakresie organizacji pracy powinny zapewnić prawidłowe funkcjonowanie wewnętrznych struktur Urzędu i wyeliminowanie uchybień w tym zakresie. W trakcie narady, która miała miejsce w dniu 3 lutego br. pracownicy zostali zobowiązani do bezwzględnego przestrzegania przepisów ustawy o finansach publicznych , prawa zamówień publicznych oraz przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową Urzędu Miejskiego. Osoby odpowiadające za przygotowanie i realizację inwestycji zostały pouczone o konieczności zachowania procedur wynikających z uregulowań prawnych w tym zakresie. Pracowników poinformowano, że wobec osób nie wykonujących lub nienależycie wykonujących obowiązki będą stosowane sankcje określone przepisami Kodeksu Pracy.